KANTOR VIRTUAL ADA DI SINI SECARA NYATA

Kantor virtual dan instan masih relatif baru di negara ini, tetapi permintaan akan layanan ini terus meningkat. Kontributor The Jakarta Post, Rudy Madanir mencermati tren tersebut.
Jakarta: Menjadi tamu Michael Sinjorgo. Ini berarti Anda akan disambut dengan hangat oleh dua resepsionis yang cantik dan tersenyum segera setelah Anda masuk ke area resepsionis. Sebentar, Anda sudah duduk di aula luas dengan secangkir teh atau kopi, menikmati kenyamanan dan suasana mewah sebuah kantor yang terletak di Gedung Bursa Efek Jakarta di Jl. Sudirman, alamat bisnis bergengsi di kota.
“Wah, kantormu besar sekali,” kata Sinjorgo menirukan komentar yang sering dilontarkan para tamunya. “Mereka mengira saya bos besar untuk seluruh tempat ini,” katanya sambil tertawa. Yang mengejutkan tamu, Sinjorgo menjelaskan bahwa kantor itu bukan miliknya, hanya sebagian disewa untuk keperluan pertemuan dengan tamunya.
Sinjorgo berambut putih, 59 tahun, berkewarganegaraan Kanada, adalah presiden direktur sebuah perusahaan konsultan manajemen risiko asuransi, PT. Usaha Tepat Guna. Dia menjalankan bisnisnya hanya dengan lima staf lokal dan perusahaannya praktis tidak membutuhkan ruang kantor permanen sepanjang tahun. Karena sifat pekerjaan perusahaannya, lebih praktis bagi Sinjorgo yang bekerja dengan perusahaan besar untuk memiliki ruang kantor di dalam kantor kliennya. “Staf kami sangat mobile, mereka dapat menghabiskan empat jam di satu perusahaan dan kemudian pindah ke perusahaan lain selama tiga jam. Ini berarti kita tidak perlu ruang kantor kita sendiri, ”katanya
Sinjorgo adalah klien pusat perkantoran instan yang menerapkan konsep kantor virtual – “kantor ketika seseorang tidak memiliki kantor fisik.” Dengan membayar sekitar Rp1 juta per bulan, Sinjorgo memiliki layanan kantor virtual dasar, termasuk saluran telepon khusus, resepsionis yang menjawab telepon atas nama perusahaannya, satu jam sehari menggunakan kantor, dan yang terpenting, penggunaan pusat kantor instan sebagai alamat bisnisnya.
Jumlah perusahaan yang berbagi alamat yang sama dengan Sinjorgo bisa mencapai 140, karena pusat tersebut tidak hanya melayani klien kantor virtual tetapi juga melayani 40 klien in-house. Menempati setengah atau seluruh lantai di beberapa gedung terbaru di sepanjang jalan raya utama Jakarta, pusat-pusat tersebut sekarang terbangun dengan kebutuhan komunitas bisnis, memberikan citra perusahaan dan efisiensi biaya di antara layanan lainnya.
Bertepatan dengan pulihnya perekonomian Indonesia, semakin banyak perusahaan yang kini berbondong-bondong datang ke pusat-pusat berusaha menyediakan kebutuhan umum dan khusus setiap klien. Klien dingin termasuk investor asing baru yang baru datang, mencari peluang bisnis, atau bisa juga perusahaan perampingan lain yang terpaksa pindah dari kawasan bisnis bergengsi akibat krisis ekonomi.
Sebuah perusahaan multinasional yang baru tiba dapat menyewa kantor berperabotan kecil di dalam sebuah pusat dengan sekretaris, resepsionis, dan ruang rapat bersama, sebelum mendirikan kantor atau pabriknya sendiri. Dengan begitu, perusahaan dapat fokus pada operasi awal tanpa direpotkan dengan kerumitan mendirikan kantor sendiri dan merekrut karyawan. Setelah beberapa bulan, perusahaan dapat membuka kantor sementara untuk mendirikan sendiri, atau dapat mendirikan kantor perwakilan dan tetap berada di pusat, atau jika belum berhasil, tinggalkan negara tersebut.
Perusahaan perampingan tetap dapat mempertahankan citra bisnisnya dengan menjadi klien di salah satu pusat kantor virtual. Menjadi klien bukan berarti perusahaan harus menyewa kantor di pusat. Perusahaan dapat menyewa alamat pusat termasuk layanan penjawab telepon yang dipersonalisasi atas nama perusahaannya. Akibatnya, perusahaan menghemat biaya sewa ruang kantor di daerah mahal. Dan yang lebih penting lagi, bisa menyelamatkan citranya dengan tidak menunjukkan alamat rukonya di Tangerang atau Bekasi sebagai kantor perwakilannya. Baik itu nyata (di rumah) atau virtual, permintaan akan kantor instan semakin meningkat.
CEO, salah satu operator kantor instan utama, telah mencapai kapasitas penuh baik untuk klien in house maupun virtual office di pusatnya di gedung Bursa Efek Jakarta. Alhasil, operator membuka center keduanya di gedung GKBI. Oleh daun semanggi Semangi
Tidak seperti kantor-kantor tradisional, pusat-pusat tersebut memberikan beberapa fleksibilitas kepada klien in-house mereka dalam hal pembayaran sewa, dari bulanan hingga per jam, jika diperlukan.
Ukuran kamar di dua pusat bervariasi dari sekecil 12 meter persegi hingga 70 meter persegi. Beberapa kamar dirancang untuk perluasan atau perampingan hanya dengan pintu penghubung dan partisi, karena persyaratan berubah dalam semalam.
Ketika ekonomi Indonesia tidak lagi didominasi oleh pelaku bisnis besar, tiga akan lebih banyak lagi perusahaan kecil dan menengah yang membutuhkan ruang kantor kurang dari 100 meter persegi karena dukungan internet dan teknologi tinggi.

25 Maret 2013

Mar 25, 2013