Kantor Virtual dalam Era Digital, Solusi bagi para pebisnis

Pergi bekerja? Sudahkah Anda mempertimbangkan alternatif selain kantor fisik di dalam gedung? Pernah mempertimbangkan jenis fleksibilitas yang diberikan kantor virtual kepada pemilik bisnis seluler?

Sama seperti teknologi world-wide-web dan internet telah mengubah tatanan kerja dunia bisnis, konsep kantor virtual dalam banyak hal juga telah mengubah kebiasaan kerja banyak perusahaan dan profesional bisnis.

Kantor virtual memungkinkan seorang profesional bisnis untuk bekerja di mana saja, memelihara kantor tanpa investasi modal yang besar atau mempekerjakan stafnya sendiri. Baginya, keuntungan tabungan adalah dalam hal moneter maupun administrasi. Transaksi bisnis berlanjut, dengan atau tanpa ruang kantor fisik yang sebenarnya.

Konsep small office home office (SOHO) dimulai beberapa tahun yang lalu ketika para profesional yang sibuk menyadari perlunya mengemas waktu keluarga yang berkualitas ke dalam hari kerja yang sudah padat. (Lihat: SOHO: Rumahku, kantorku)

Pengembangan konsep Kantor Virtual (VO) (atau Kantor Cerdas (IO) karena beberapa orang menggunakannya secara bergantian) berasal dari konsep SOHO. Sementara SOHO hidup dengan ketidaksempurnaan bekerja dari alamat rumah, dan/atau kontak ponsel, VO melayani untuk bekerja dari rumah dengan gaya dan prestise yang sesuai dengan ruang kerja konvensional, dengan biaya yang lebih murah.

Berlangganan VO memberikan hak istimewa lain di pusat bisnis tempat langganannya, seperti fasilitas ruang rapat atau ruang rapat yang layak untuk bertemu dengan kolega atau klien, alamat surat yang tepat (& prestisius) untuk menerima surat dan parsel, penjawab panggilan profesional layanan, dukungan staf kesekretariatan untuk persyaratan administrasi ad-hoc.

Konsep VO atau IO dengan sangat sederhana menggabungkan fleksibilitas dalam konsep SOHO dengan kebutuhan citra, gengsi dan fasilitas kerja dari konsep konvensional. Konsep VO atau IO berorientasi pada layanan dan dilengkapi dengan lingkungan kantor ketika diperlukan. Pada kartu namanya, pelanggan layanan VO atau IO dapat mencantumkan alamat kantor bergengsi, meskipun ia tidak memiliki kantor fisik di sana. Secara keseluruhan, dia mendapatkan semua fasilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnisnya tanpa harus membayar sewa ruang fisik.

Tidak seperti dalam konsep SOHO, di mana surat dan panggilan diterima dan diambil hanya ketika seseorang ada di rumah, semua surat dan panggilan dalam konsep VO diambil di “kantor” meskipun dia mungkin bekerja di rumah. Dan sesuai dengan

preferensinya, surat dan telepon yang diterima di kantor kemudian dapat diproses sesuai keinginannya.

Pengaturan kesekretariatan lainnya seperti pajak, aplikasi visa, pemesanan hotel dan tiket semuanya dapat diatur oleh pusat bisnis yang menawarkan layanan Kantor Virtual. VO dengan demikian menawarkan pusat satu atap dengan fleksibilitas berbasis rumah.

Pilihan Tepat di Masa Krisis

Di Indonesia, instant serviced office sudah dikenal sejak lama, menyediakan ruang kantor dengan segala fasilitas kantornya. Namun baru belakangan ini para operator ini memasukkan layanan bernilai tambah seperti layanan VO atau IO ke dalam jangkauan layanan mereka. Layanan konvensional lebih merupakan ruang tradisional, lengkap dengan furnitur.

Dan sejak tahun 1997 Mee Kim mulai menawarkan layanan seperti layanan VO meskipun dimulainya krisis keuangan Asia. Mee Kim, seorang pengusaha kelahiran Korea membuka CEO SUITE, pusat bisnis kelas atas di jantung kawasan bisnis Jakarta di Gedung Bursa Efek Jakarta. Cabang lain diluncurkan tak lama kemudian di Wisma GKBI. Bagi pebisnis yang masih membutuhkan ruang fisik untuk menjalankan bisnisnya, CEO SUITE menyewakan kantor instan yang dilengkapi dengan fasilitas canggih, seperti LAN, ISDN, Unified Messaging System, internet broadband berkecepatan tinggi, fasilitas tele-konferensi dan video-konferensi. Ketentuan sewa yang ditawarkan bervariasi dari basis per jam, mingguan, bulanan, dan tahunan. Dan bagi pebisnis yang tidak perlu terikat dengan ruang fisik, hadir alternatif layanan VO atau IO.

Menurut Nuke, manager di CEO SUITE, jumlah pengguna VO di CEO SUITE Jakarta berkisar sekitar 300 perusahaan, sedangkan tingkat okupansi mereka untuk office suite fisik tetap terjaga di 90-95%%.

Saat ditanya tentang tarif sewa, Nuke memberikan solusi yang sangat hemat biaya. “Khusus untuk kantor virtual, biaya bulanan mulai dari USD60 untuk berlangganan. Ini memberikan hak untuk penggunaan alamat bergengsi, saluran telepon khusus, dan sekretaris bersama, ”katanya.

Meskipun bukan hal yang aneh bagi pengguna layanan VO untuk memiliki jumlah staf kecil 1 hingga 3 staf, fakta yang menarik, menurut Nuke, adalah bahwa sebagian besar klien VO mereka sudah memiliki ruang kantor fisik mereka sendiri.

“Klien kami dengan lebih dari 30 staf, karena di perusahaan Pak Rhenald Kasali masih menjadi pelanggan VO kami,” ungkap Nuke.

Dan terlepas dari krisis di seluruh dunia, CEO SUITE telah mengelola tingkat hunian dengan rata-rata yang konsisten minimal 90% ke atas. Hanya dalam beberapa tahun, perusahaan bahkan telah menetapkan rencana ekspansi mereka untuk mencakup

lokasi internasional lainnya di Kuala Lumpur, Singapura, Shanghai, Beijing, dan Korea. “Kami menargetkan untuk membuka satu center setiap tahunnya,” kata Nuke.

Sebagian besar klien di CEO SUITE menilai tingkat layanan mereka setinggi mungkin. John Brophy, Country Manager Devere and Partners yang telah menjadi pelanggan VO mereka sejak Januari 2002, mengatakan dia memilih CEO SUITE karena tingkat persaingan mereka dalam hal harga, lokasi kantor yang strategis, dan yang terpenting, tingkat layanan mereka kepada klien mereka. “Saya tidak merasa ada kendala dalam layanan yang ditawarkan,” akunya menjawab pertanyaan mengenai kendala yang harus dihadapinya, tanpa sungkan juga mengakui bahwa layanan VO terbukti sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas pegawainya. , dan pengurangan biaya kantornya.

Menarik untuk dicatat bahwa layanan instan dan VO juga banyak dilanggan oleh perusahaan asing di Indonesia. Beberapa nama lokal ternama lainnya seperti pakar manajemen, Rheinaldi Kasali, pakar keuangan, Safir Senduk, dan pakar pemasaran Hermawan Kertajaya telah dikenal sejak lama menjadi langganan. Dan menurut Nuke, bahkan Tracy Trinita, seorang aktris dan model terkenal juga akrab dengan layanan di CEO SUITE untuk manajemen operasional hariannya. Untuk mengatasi bencana di Aceh, LSM asing bergantung pada CEO SUITE untuk mengirimkan bantuannya.

Pertimbangan awal untuk VO mungkin semata-mata karena faktor keuangan, tetapi setelah berlangganan, banyak yang menuai manfaat lain seperti peningkatan kualitas hidup. Dengan fleksibilitas, aksesibilitas, dan mobilitas tanpa batas, pekerjaan dan kehidupan terbukti lebih mudah bergerak dalam momentum yang semakin meningkat.

FLEKSIBEL DALAM BANYAK SITUASI

Anda meluncurkan bisnis Anda di puncak krisis moneter. Apakah Anda menganggapnya tepat waktu?

Itu tepat waktu karena perusahaan dengan panik menemukan cara untuk memangkas biaya, dan memperkecil operasi mereka. Beberapa kantor terpaksa ditutup. Dan dalam keadaan seperti itu, solusi hemat biaya kami hanya menjadi alternatif yang menarik. Berlawanan dengan kepercayaan populer, produk kami sebenarnya telah memenuhi kebutuhan bisnis yang sakit ini. Dan di zaman Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, bisnis kami berkembang pesat berkat kepercayaan yang berhasil dibangunnya kembali dalam perekonomian. Kami menerima semakin banyak pertanyaan dari orang asing yang mencari investasi ulang dan ruang kantor di Indonesia.

Apa fungsi dari remote sekretaris?

Dia dalam mode siaga untuk semua jenis persyaratan kesekretariatan untuk semua klien. Reservasi hotel / restoran, pemesanan ruang pertemuan, mobil untuk disewa, dokumen untuk diterjemahkan, percakapan untuk ditafsirkan, menit untuk diambil, dia melakukan semuanya, dan mengenakan biaya dengan harga terjangkau blok 10 menit.

Apakah ada klien yang memilih kantor virtual karena alasan lalu lintas?

Ada klien yang mempertimbangkan alasan seperti itu. Pertama, mereka memiliki tempat pertemuan di gedung yang terletak di pusat. Bagi mereka yang lebih banyak dijinakkan atau memiliki keluarga yang harus diurus, bekerja di luar rumah, tetapi dengan dukungan kantor back-end yang tepat dapat menghemat waktu perjalanan selama berjam-jam!

Apa alasan utama di balik langganan VO?

Sewa terjangkau, representasi kantor bergengsi, dukungan staf profesional, dan fleksibilitas total. Pada akhirnya, pekerjaan diselesaikan dengan cara yang efisien.

INI SOLUSI TERBAIK, oleh Benny Slamet, VO client CEO SUITE

Kapan Anda mulai menggunakan layanan virtual office? Apakah Anda terbiasa melakukan aktivitas bisnis melalui dunia maya?

Kami mulai menggunakan layanan kantor virtual di CEO SUITE sejak Juli 1999. Layanan ini telah memenuhi kebutuhan bisnis kami dalam segala hal.

Bisnis apa yang Anda geluti?

Kami ke pemasaran. Kami mewakili Universitas Cambridge, Ujian Internasional dan kami membantu sekolah internasional, dan sekolah yang dikenal sebagai School Plus. A School Plus menawarkan kurikulum nasional dengan kurikulum dan paparan internasional tambahan.

Mengapa layanan VO?

Kami memilih dukungan VO karena kami menghabiskan banyak waktu di luar kantor. Kantor back-end dan dukungan staf penting dalam perusahaan pemasaran seperti kami.

Manfaat apa yang Anda dapatkan dari VO?

Kami dapat dihubungi oleh klien kami setiap saat selama jam kantor. Jika kami sibuk, CEO SUITE membantu mencatat pesan agar kami membalas panggilan sesuai keinginan kami. Kami yakin bahwa klien kami dilayani setiap saat selama hari kerja.

Apakah Anda lebih efisien dengan penggunaan layanan VO?

Maklum, produktivitas kami meningkat karena kami tidak perlu menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengelola kantor, dan/atau memantau staf kami, dll.

Apakah biaya Anda berkurang sejak menggunakan layanan ini?

Biaya kami telah sangat diminimalkan karena kami menghemat biaya seperti sumber daya manusia; dan kami tidak perlu berinvestasi dalam peralatan seperti sistem telepon, faks, mesin fotokopi, dll. Biaya peluang kami sebagian besar juga diminimalkan karena kami dapat menginvestasikan lebih banyak waktu sekarang untuk berfokus pada kompetensi inti kami – yaitu pemasaran .

26 April 2013

Apr 26, 2013