Serviced Offices Populer Di Kalangan Perusahaan Asing

Hamzah, Kontributor, Jakarta

Suatu pagi, saat mobil-mobil berdesakan dalam antrean panjang di sepanjang daun semanggi Jakarta, Vira Soekardiman, 42 tahun, sudah berada di dalam lift yang membawanya ke kantornya di lantai 39 Menara GKBI terdekat. Di kantor inilah dalam setahun terakhir ia menjalani hari-harinya dengan menekuni bisnis persewaan kantor, jenis bisnis baru yang dikenal dengan bisnis serviced office.

Hanya dengan US$700 sebulan, Anda bisa memiliki kantor di gedung super modern di Jakarta. Namun, untuk bisa menikmati kemewahan ini, Anda harus rela mengantri karena daftar tunggu yang panjang.

“Tingkat okupansi ruang kantor kami saat ini mencapai 100 persen. Ini memang tren baru,” ujarnya.

Tingkat huniannya sungguh luar biasa karena tarif sewa kantor di Jakarta sangat tinggi. Di kawasan bisnis Sudirman, misalnya, biaya sewa ruang kantor mencapai $33 per meter persegi, dua kali lipat dari harga sewa gedung serupa yang terletak di pinggiran kota.

Efisiensi biaya memang menjadi salah satu keunggulan yang ditawarkan serviced office. Selain itu, serviced office juga dikaitkan dengan konsep ruang kantor yang praktis dan fleksibel. Praktis karena serviced office siap huni karena semua kebutuhan pokok sebuah kantor seperti furniture, partisi, karpet, mesin fax, alat tulis, telepon dan jaringan internet sudah tersedia. Sifatnya fleksibel karena Anda bisa memilih luas kantor dan lama sewa sesuai kebutuhan.

Model kantor terbaru ini berbeda dengan penataan ruang kantor permanen, di mana Anda harus mengeluarkan uang yang cukup banyak di awal untuk membeli peralatan kantor dan membayar biaya overhead kantor seperti listrik dan sambungan telepon. Kemudian Anda juga harus membayar staf inti Anda seperti sekretaris dan office boy.

Lebih rumit lagi, sejumlah perusahaan pengelola gedung perkantoran di Jakarta mematok luas minimal yang bisa disewa adalah 160 meter persegi.

Sementara itu, serviced office menyediakan berbagai fasilitas kantor tradisional, mulai dari telephonist bilingual yang dipersonalisasi dan penerusan panggilan instan, copywriting dan editing hingga layanan sekretaris eksekutif dan terjemahan.

Selain itu, jenis kantor ini juga menyediakan banyak fasilitas lain seperti desktop publishing, pencetakan laser warna dan pemindaian gambar, fotokopi, penjilidan buku,

pengaturan perjalanan, telemarketing, pengiriman barang lokal dan internasional, rekrutmen, pembukuan dan pencatatan keuangan. , layanan pramutamu, penitipan dokumen, sewa kantor, dan pemulihan bencana.

Karena banyaknya keunggulan yang ditawarkan, tidak heran jika serviced office kini banyak diminati oleh perusahaan yang ingin mendirikan kantor cabang maupun kantor penjualan dan pengusaha yang ingin memulai bisnis baru. Serviced office juga paling populer di kalangan perusahaan multinasional.

“7 dari 10 klien kami adalah perusahaan asing,” kata Vira yang merupakan Direktur CEO SUITE. “Yang terbesar adalah ABN Amro Bank,” tambahnya.

Konsep instant serviced office, kata dia, juga menjadi daya tarik. Geoff Rhodes merintis beroperasinya Etihad Airlines di Indonesia pada September 2005.

“Dia memulai dengan komputer laptop dan kini telah merekrut sejumlah karyawan dan menyewa tujuh unit kantor instan semacam itu.”

Di CEO SUITE, sewa kantor berkisar antara $700 dan $4.000 per bulan untuk perusahaan dengan 20 karyawan. Tarif tersebut, kata Vira, setengah dari biaya berkantor di gedung perkantoran standar. Perhitungan yang cermat akan menunjukkan bahwa sewa satu kantor instan yang disediakan oleh CEO SUITE jauh lebih rendah daripada sewa kantor konvensional.

Di Jakarta, sekitar 300 klien CEO SUITE menempati dua fasilitas serviced office: gedung Bursa Efek Jakarta (BEJ) dan Menara GKBI. Perusahaan melayani klien dua kali lebih banyak di Menara Maxis di Kuala Lumpur, Singapore Land Tower di Singapura, Hong Kong New World Tower di Shanghai, Twin Tower East di Beijing dan di Seoul.

‘Tingkat hunian saat ini untuk pusat kami di luar negeri tetap 100 persen penuh. Anda harus terlebih dahulu dimasukkan dalam daftar tunggu jika ingin menikmati fasilitas kami.”

Serviced Office Menawarkan Fleksibilitas di Space

Mee Kim, Contributor, Jakarta

Beberapa aktivitas bisnis lebih mengganggu daripada perpindahan kantor. Dapatkah perencanaan yang lebih baik dan lebih banyak kreativitas mencapai keharmonisan relokasi?

Perusahaan yang mencari ruang kantor biasanya melewati empat pertanyaan kunci: Di mana kami dapat menemukan lebih banyak ruang kantor? Bagaimana perusahaan kita mengakomodasi pertumbuhan di masa depan? Apa sewanya? Insentif apa yang bisa kita dapatkan?

Ini adalah pertanyaan serupa yang ditanyakan di seluruh dunia. Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini mengarah ke yang lain: Seberapa jauh sebelum berakhirnya masa sewa, peninjauan untuk opsi properti harus dimulai?

Untuk relokasi ke ruang konvensional, 12 bulan sudah cukup, meskipun 18 bulan akan memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dalam proses perencanaan. Selain itu, sangat

penting bagi perusahaan untuk memperjelas tujuan strategis dan rencana bisnis jangka panjang mereka karena komitmen ruang yang berlebihan atau kekurangan ruang dalam komitmen jangka tetap konvensional dapat menjadi faktor pembatas untuk pertimbangan bisnis di masa mendatang.

Di antara faktor-faktor perencanaan kantor lainnya, kemampuan strategis untuk mengidentifikasi gedung kantor yang tepat, menguji ruang kantor yang potensial, melibatkan perusahaan desain bertema khusus untuk identitas korporat yang tepat

dan konfigurasi ruang akan memastikan peluang yang lebih tinggi untuk menciptakan lingkungan tempat kerja berkinerja tinggi. .

Di pasar yang sudah matang yang ditandai dengan pasokan kantor yang ketat dan harga sewa yang meningkat – kantor berlayanan memberikan pilihan yang realistis untuk semua pertimbangan dalam pemindahan kantor. Risiko lebih rendah, komitmen jangka pendek, opsi yang dilayani memungkinkan perusahaan untuk mulai bekerja sejak hari pertama.

Opsi servis mungkin tampak, pada pandangan pertama, cukup mahal dalam harga per meter persegi, tetapi mengingat bahwa sewa sudah termasuk biaya manajemen, utilitas, pemeliharaan kantor umum, dukungan staf kesekretariatan penuh, infrastruktur bisnis dan IT yang lengkap, serta fasilitas pertemuan – ini memberikan keuntungan yang sangat besar. nyaman, dan opsi hemat biaya untuk pendatang baru di pasar yang tidak mungkin mengetahui pasar properti, atau yakin tentang kebutuhan tenaga kerja mereka di masa depan.

Keuntungan terbesar dari opsi yang dilayani adalah fleksibilitasnya bagi perusahaan untuk mendasarkan kebutuhan tenaga kerja dan ruang jangka panjang mereka pada tingkat pertumbuhan bisnis.

Seperti halnya properti/gedung perkantoran Grade A, ketersediaan serviced office dikategorikan berdasarkan kelas atas, dan kelas menengah yang berbeda di kota, dan menemukan kantor yang tepat sering kali berarti langkah pertama yang sukses di negeri asing.

Tips tentang kantor berlayanan

1. Lokasi adalah pertimbangan terpenting – mengidentifikasi kantor berlayanan di gedung Kelas A di lokasi sentral di kawasan bisnis kota akan memastikan aksesibilitas, kenyamanan, dan prestise menyeluruh bagi perusahaan Anda.

2. Bayangkan ruang sebagai kantor masa depan Anda. Desain, konfigurasi ruang, spesifikasi teknis peralatan TI / telepon, kecepatan internet, layanan periferal untuk rapat seperti fasilitas konferensi video, keamanan … Kantor layanan yang lengkap dengan teknologi canggih akan memberikan dukungan yang lebih baik untuk operasi sehari-hari Anda.

3. Selain rekam jejak, penting untuk menilai secara pribadi kualitas dan komitmen manajemen dan tim pendukung. Dari resepsionis, hingga penjual, hingga sekretaris, mereka akan menjadi tim pendukung tambahan Anda untuk bekerja setiap hari. Presentasi, kualifikasi, efisiensi – itu akan menjadi kesan pertama perusahaan Anda.

4. Berusaha untuk memverifikasi efisiensi layanan mereka dengan klien yang ada dan sebelumnya. Salinan daftar klien mereka akan mengungkapkan jenis organisasi atau perusahaan apa yang akan Anda bagikan dengan tempat Anda sebagai tetangga.

5. Menanyakan tentang layanan pendukung lain yang tidak terkait dengan real estat yang dapat disediakan oleh serviced office. Untuk outsourcing perbankan, akuntansi, hukum, perekrutan, dan jenis layanan pendaftaran, kantor layanan memiliki jaringan dan sumber daya untuk memiliki semuanya tercakup dalam satu payung!

Baik itu opsi konvensional atau opsi servis, memiliki ruang yang bisa diterapkan akan menjadi tantangan relokasi utama.

Karena teknologi memungkinkan kita untuk bekerja di seluruh dunia di mana saja dan kapan saja, kebutuhan akan pengaturan kerja tradisional, di mana individu menghabiskan sebagian besar hari mereka di meja untuk melakukan pekerjaan berbasis tugas, harus membuka jalan untuk fleksibilitas yang lebih besar dalam konfigurasi ruang.

Mampu menawarkan lingkungan tempat kerja berkinerja tinggi akan menantang pemikiran tradisional, dan mendorong staf untuk memikirkan cara baru, berbeda, dan lebih baik dalam melakukan tugas.

Penulis Mee Kim adalah pendiri dan Presiden CEO SUITE

26 Apr 2013

Apr 26, 2013