TAKUT BEPERGIAN? COBALAH KONFERENSI VIDEO

Dengan terorisme dan Sindrom Pernafasan Akut Parah (SARS) menjadi berita utama, perjalanan bisnis tidak lagi menjadi pilihan bagi banyak perusahaan. Namun, pertemuan tatap muka sangat penting untuk memulai dan mempertahankan hubungan bisnis. Ini tidak sebanyak mendengar suara tetapi melihat bahasa tubuh. Gerakan terkecil oleh seseorang dapat berbicara banyak ke mata yang diajari.

Jadi mengapa tidak konferensi video? Orang-orang selalu menolak teknologi komunikasi video, mengatakan itu belum siap untuk prime time tetapi jika direncanakan dengan baik, itu bisa menjadi alat yang sangat efektif. Selain itu, biaya sesi konferensi video jauh lebih murah daripada perjalanan bisnis yang mencakup biaya visa, tiket pesawat, biaya hotel, dan kehilangan produktivitas selama perjalanan.

Jadi mengapa tidak mencobanya?

Cukup banyak tempat di Jakarta yang menawarkan fasilitas videoconference, seperti CEO SUITE (www.ceosuite.com). Maya Kandou, General Manager CEO SUITE mengatakan bahwa CEO SUITE telah menyelenggarakan puluhan konferensi video di lokasinya. Dalam kemitraan dengan Indosat, dia dapat menyelenggarakan permintaan konferensi video apa pun dari klien dan dapat membantu merencanakan pertemuan.

Konferensi video melibatkan dua unit perangkat keras yang berkomunikasi antara saluran telepon berkecepatan tinggi. Teknologi telah matang, dan dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang dapat membantu dalam menyampaikan pesan kunci kepada klien atau mitra.

Sebagian besar negara memiliki fasilitas konferensi video sehingga tidak terlalu sulit untuk menemukan pusat bisnis/komunikasi yang tepat di dekat pihak lain. Periksa internet jika klien/mitra Anda di luar negeri membutuhkan bantuan. Penyedia telekomunikasi biasanya memiliki satu yang tersedia.

Berikut beberapa kiat untuk menyelenggarakan (atau menerima) rapat konferensi video:

” Cari tahu kemampuan perangkat keras pihak lain dan sepakati bandwidth. Semakin tinggi bandwidth (misalnya 384 Kbps), semakin bagus kualitas gambarnya. Namun, jika perangkat keras Anda mendukung bandwidth yang lebih tinggi sementara pihak lain hanya dapat mempertahankan bandwidth yang lebih rendah, koneksi akan default ke penyebut umum terendah. ” Selalu pastikan Anda memiliki beberapa nomor kontak (telepon rumah jika memungkinkan, ponsel terkadang berada di luar jangkauan) pihak lain di luar negeri jika terjadi masalah dengan koneksi.

” Beberapa hari sebelum panggilan, bersikeras untuk menguji peralatan konferensi video dengan menelepon pihak lain. Kedua belah pihak harus melakukan tes panggilan dan menerima untuk menemukan level audio dan video yang optimal. ” Pastikan tidak ada kebingungan pada saat

menelepon. Agar panggilan video dapat terhubung, kedua ujungnya harus menyalakan peralatannya. Sejumlah besar panggilan konferensi video gagal tersambung karena satu pihak belum siap untuk menerima.

Sebagian besar biaya konferensi video adalah per jam (jika Anda memulai panggilan), jadi pastikan agenda dibuat dan disetujui sebelumnya.

Beberapa perangkat keras konferensi video memiliki fitur khusus seperti kamera berputar dan kemampuan zoom. Ini memungkinkan pengguna di kedua ujungnya untuk melihat dengan jelas siapa yang sedang berbicara. Selain itu, fasilitas premium juga memungkinkan Anda menghubungkan laptop untuk berbagi presentasi untuk semua. Optimalkan penggunaannya!

” Mintalah seorang teknisi (atau seseorang yang paham dengan sistem) untuk berdiri di dalam ruangan untuk memastikan konferensi video berjalan dengan lancar. Paling tidak, mereka dapat mengoperasikan kamera untuk menggeser dan memperbesar pada speaker yang sesuai (jika ada). Ini sangat efektif dalam menyampaikan bahasa tubuh.

” Saat berbicara, arahkan kamera yang biasanya terletak di dekat layar TV untuk memastikan ilusi percakapan tatap muka (memperbesar akan menyenangkan).

” Biasanya, mikrofon konferensi video sangat sensitif dan dapat menangkap bisikan sekecil apa pun. Hindari mengocok kertas yang tidak perlu.

” Jika Anda memiliki visual lain, seperti buku atau contoh produk, siapkan visual tersebut di area tertentu yang dapat diperbesar oleh kamera. Siapkan pencahayaan yang memadai.

” Pastikan untuk memiliki perangkat keras telekonferensi cadangan dan saluran IDD untuk berjaga-jaga jika konferensi video gagal terhubung atau terputus sebelum waktunya.

Meskipun pada awalnya mungkin sulit untuk membiasakan diri dengan jenis teknologi baru ini, konferensi video menawarkan manfaat yang luar biasa. Lebih banyak orang dapat berpartisipasi dalam rapat alih-alih dibatasi oleh anggaran perjalanan, tidak ada lagi antrean panjang untuk visa atau pemeriksaan keamanan, dan tentunya tidak ada penundaan perjalanan atau kehilangan bagasi! Tentu saja, Anda tidak bisa jalan-jalan setelah rapat, tetapi di masa krisis ini, lebih baik aman daripada menyesal.

26 April 2013.

Apr 26, 2013