×

Kantor Virtual – Solusi Bisnis Praktis dan Efisien

Di masa sebelumnya, mungkin mustahil membayangkan bekerja tanpa harus ke kantor, atau memiliki kantor satu ruangan dan tidak memiliki karyawan sama sekali. Saat ini, kita dapat memiliki semua ini jika kita menggunakan serviced office atau dengan peralatan tertentu – “kantor virtual”. Ini adalah salah satu keajaiban yang dijanjikan teknologi. Dengan tipe kantor seperti ini, seorang eksekutif bisa lebih mobile karena kantor virtualnya terurus dengan baik. Memiliki kantor virtual bisa menjadi solusi bisnis yang membantu Anda untuk mencapai kesuksesan.

“Dengan kantor virtual, seorang CEO atau karyawan dapat bekerja dari mana saja” kata Goenawam Loekito, manajer pemasaran PT SAP Indonesia. Pada dasarnya serviced office atau virtual office adalah layanan yang menyediakan kantor secara instan lengkap dengan layanan kesekretariatan, sambungan telepon, fax dan layanan lainnya. Dengan menggunakan layanan ini, penyewa merasa memiliki kantor sendiri.

Setelah perusahaan atau grup menjadi penyewa dari perusahaan penyedia jasa, mereka akan diberikan nomor telepon tertentu yang berbeda dengan penyewa lainnya. Oleh karena itu, nomor telepon tersebut dapat dicantumkan pada kartu nama mereka. Nama perusahaan grup juga dapat dimasukkan ke dalam perangkat lunak tertentu sehingga ketika ada panggilan masuk untuk mereka, nama perusahaan akan ditampilkan di konsol bersama dengan contact person dan nomor telepon yang dapat dihubungi

Dengan indikasi ini, operator dapat menjawab panggilan masuk dengan nama perusahaan seperti yang ditampilkan di konsol dan akan menghubungi orang yang dibutuhkan. Jika orang tersebut tidak dapat dihubungi atau tidak bersedia menjawab, panggilan akan masuk ke voice mail. Penyewa juga dapat mengakses pesan suara dari mana pun dan kapan pun mereka mau. Jadi jika ada pesan penting dari klien, bisa langsung ditindaklanjuti, jelas Jenny Tjendana, Director of Sales and Marketing CEO Suite, perusahaan yang menangani bisnis ini.

Pada dasarnya, pelayanan bisnis perkantoran terbagi menjadi dua yaitu kantor fisik atau disebut juga serviced office dan kantor virtual. Dari sisi bisnis, serviced office merupakan bisnis utama dan virtual office merupakan solusi bisnis sampingan. Namun, biasanya setiap penyedia serviced office juga memiliki virtual business office.

Kantor fisik atau serviced office sebagaimana namanya, merupakan kantor fisik, hanya dengan perlengkapan yang minim. Kantor yang disediakan oleh operator serviced office hanya terdiri dari kantor yang tidak terlalu besar, namun dilengkapi dengan furniture, jaringan telepon, internet, bahkan office assistance dan cleaning service. Pengguna jenis kantor ini biasanya adalah kantor yang memiliki pegawai relatif sedikit atau kantor perwakilan dari perusahaan yang berbasis di luar negeri.

Layanan kedua adalah virtual office. Dengan virtual office, unsur fisik kantor tidak diperlukan lagi. Sederhananya, ini menggunakan nomor telepon dan alamat penyedia serviced office. Tipe kedua ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau masyarakat yang tinggal di daerah terpencil. Tujuan mereka memiliki kantor virtual adalah untuk memudahkan mereka saat mengadakan pertemuan atau kesepakatan bisnis dengan klien mereka.
Dengan menggunakan virtual office, mereka cukup memesan tempat untuk meeting. Setelah itu, semuanya disediakan oleh operator layanan. Selain itu, perusahaan operator serviced office biasanya berlokasi di kawasan bisnis yang mudah dijangkau. “Di sisi lain, akan sulit bagi mereka untuk membuat kesepakatan di tempat yang jauh dan sulit untuk mengakses kantor”, ujar Jenny.

Tujuan lainnya adalah untuk meningkatkan gengsi. Jika mereka menggunakan alamat dan nomor telepon kantor virtual dan mengadakan pertemuan di tempat itu, klien mereka akan menganggap mereka kredibel dan bergengsi. Bisnis serviced office di luar negeri berkembang pesat. Dari beberapa operator serviced office, ada beberapa nama yang teratas.

PT CEO SUITE, serviced-operator yang didirikan pada tahun 1997, memiliki 2 lokasi di Jakarta dan satu di Kuala Lumpur. Bahkan dalam mensurvei lokasi yang tepat, mereka secara khusus berkonsultasi dengan ahli Feng Shui dari Hong Kong. “Kami percaya bahwa dengan menggunakan Feng Shui, bisnis penyewa kami akan berhasil,” kata Jenny Tjendana, Direktur Penjualan dan Pemasaran CEO Suite.

Saat ini, CEO SUITE menyediakan serviced office yang terintegrasi dengan baik, mulai dari e-mail hingga SMS, fax, voice-mail dan lain-lain. Mereka juga menyediakan berbagai layanan seperti konferensi video. Untuk urusan teknologi, CEO tidak bekerjasama dengan vendor tertentu melainkan mengembangkan teknologinya sendiri.

Bisnis serviced office dan virtual office bisa menghadapi masa depan yang cerah di Indonesia. Hal ini terbukti dengan tingkat hunian yang melebihi 60% untuk setiap perusahaan penyedia serviced office. JACSO misalnya, pada awal tahun ini memiliki tingkat hunian 87%. Dari 40 kamar yang ada, hanya ada lima kamar yang kosong.

Begitu pula dengan CEO Suite juga memiliki tingkat hunian yang sangat memuaskan. Di gedung Bursa Efek Jakarta tingkat okupansi 80% sedangkan di GKBI tingkat okupansi hampir 100%.

Sebaliknya, Viera Djawahir mengakui tingkat okupansi Executive Center tahun ini menurun dibandingkan tahun sebelumnya yang bisa mencapai 100%. Namun, Viera yakin masa depan bisnis ini cukup menjanjikan.

Hal senada juga dikomentari Indra. Ia mengatakan, meski perekonomian Indonesia sedang mengalami penurunan, namun akan banyak yang menggunakan layanan seperti ini. Jenny juga optimis solusi bisnis serviced office memiliki nilai jual yang tinggi. “Sebagai bukti, kami bisa membuka dua cabang sekaligus di Jakarta dan satu di Kuala Lumpur,” ujarnya. Ia menambahkan, solusi bisnis ini akan terus berkembang baik dalam kondisi ekonomi baik maupun buruk. Jika situasi ekonomi di Indonesia sedang buruk, akan banyak perusahaan yang akan melakukan down-size dan memangkas pengeluarannya untuk ruang kantor serendah mungkin. Jika perekonomian Indonesia baik, maka akan banyak investor asing yang datang dan membuka kantor perwakilannya di Indonesia. Sebagian besar kantor perwakilan akan menggunakan layanan serviced-office. Dengan demikian, serviced office dapat membantu pemerintah dalam menjaring investor asing. “Selain itu, juga untuk membantu perusahaan kecil, menengah, dan perampingan,” kata Jenny.

Sebaliknya, Akino W. Azzaro, penyedia internet marketing www.ikonsel.com juga melihat angin segar untuk masa depan bisnis serviced office. Dia juga melihat margin keuntungan yang besar. Namun menurutnya, yang perlu dilakukan adalah mengubah pola pikir masyarakat Indonesia yang masih berpikir konvensional. Selain itu, faktor kredibilitas juga menjadi poin krusial terutama dalam bisnis virtual office.
Menurut Pengamat TI, Mas Wigrantoro Roes Setyadi, semula pengguna jasa kantor adalah perusahaan asing yang akan masuk ke Indonesia sebelum beroperasi atau mendapatkan ruang kantor tetap. Namun, menurut dia, dengan rupiah yang terdevaluasi, tidak menutup kemungkinan mereka akan beralih menyewa rumah yang juga bisa berfungsi sebagai kantor karena biaya yang lebih murah.

Dia juga mengatakan, margin keuntungan bisnis serviced office saat ini tidak terlalu signifikan, sekitar 10% – 12% dan biaya terbesar adalah sewa ruang dan sumber daya manusia. Bisnis ini, menurutnya, akan sulit untuk menjadi sebesar dulu sebelum krisis moneter. “Sebelum krisis moneter selalu terjadi over demand, kebalikan dari over supply saat ini,” ungkap Mas Wigrantoro.

Segera miliki semua keuntungan sewa kantor dengan lokasi paling strategis dari CEO SUITE sekarang.  Hubungi CEO SUITE melalui Telepon: +62(21)5157777 atau email: [email protected]

25 Maret 2013

Mar 25, 2013

Dapatkan selalu informasi dan promosi terkini

Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Telepon Chat
image

ENQUIRE NOW

Warning: This form can only be used if JavaScript is enabled in your browser.