Bagaimana Menjaga Komunikasi Efektif di Kantor Virtual

Beralih ke kantor virtual memiliki pro dan kontra, dan jika menurut Anda bisnis Anda tidak hanya dapat bertahan tetapi berkembang dengan penyiapan virtual daripada penyiapan tradisional, ada baiknya memastikan bahwa tim virtual Anda akan bekerja sama dengan lancar, bahkan jika kalian semua tersebar di seluruh dunia bekerja dari jarak jauh.

Namun salah satu perhatian paling umum yang dimiliki perusahaan virtual adalah mempertahankan komunikasi efektif dan tepat dengan semua orang dalam tim. Sumber umum kesalahpahaman di antara rekan kerja adalah email yang tidak jelas dan anggota tim lainnya tidak dapat menjawab panggilan atau email dengan segera. Untuk mengatasi masalah yang mudah dihindari ini, berikut adalah cara sederhana yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan hubungan Anda dengan tim dan melanjutkan kemajuan kantor virtual Anda.

Fokus Pada Hasil, Bukan Proses

Risiko umum lainnya yang dihadapi bisnis saat beralih ke kantor virtual adalah bos cenderung mengabaikan karyawannya dan mulai mengatur secara mikro. Namun, kepercayaan dan delegasi adalah dua hal penting yang akan membantu setiap orang melakukan tugasnya masing-masing dengan baik. Dan salah satu cara untuk memastikan hal ini tanpa manajemen mikro yang tidak perlu adalah dengan berfokus pada hasil yang diharapkan alih-alih mengutak-atik proses dan aktivitas setiap orang dari menit ke menit. Sementara beberapa lebih produktif ketika mereka duduk di depan komputer mereka selama delapan jam berturut-turut, yang lain bekerja lebih baik dan memberikan hasil yang lebih baik ketika mereka mengambil beberapa istirahat pendek. Sebagai seorang bos, Anda perlu menghormati proses setiap individu dan percaya bahwa mereka akan mampu mewujudkannya.

Amati Etiket Email yang Tepat

Selain pesan instan, email akan menjadi salah satu mode komunikasi utama Anda. Inilah sebabnya mengapa perlu berinvestasi untuk melatih tim Anda cara berkomunikasi dengan benar melalui email. Ada banyak nuansa dalam komunikasi tatap muka yang tidak ada dalam komunikasi tertulis, sehingga terdengar sarkastik di email mungkin tidak dapat diterjemahkan dengan baik. Lelucon yang dipikirkan dengan buruk mungkin dianggap menyinggung. Dan email yang langsung mungkin disalahpahami sebagai terlalu jahat. Setiap orang dalam tim harus dapat mengidentifikasi kebiasaan satu sama lain saat mengirim email internal, dan secara ketat mengamati etiket email yang tepat terutama saat mengirim email ke klien potensial dan yang sudah ada.

Pertahankan Pertemuan Tatap Muka Secara Teratur

Mempertahankan komunikasi efektif di kantor virtual, terutama dalam forum bisnis yang berkembang dan menggunakan teknik networking dalam bisnis, memerlukan pemahaman tentang komunikasi global. Manfaatkan platform online seperti LinkedIn untuk jaringan yang luas. Tetap teratur dalam jadwal komunikasi dengan tim, pemanfaatan teknologi seperti video conference, dan klarifikasi tujuan komunikasi dapat membantu menjaga hubungan yang kuat dan produktif di lingkungan kantor virtual.

Ketika Anda akhirnya menemukan keseimbangan yang sempurna antara bekerja dari jarak jauh dan memelihara komunikasi efektif rutin dengan rekan satu tim Anda, seluruh penyiapan kantor virtual Anda akan lebih mudah dikelola. Namun, ini tidak berarti pertemuan tatap muka harus hilang. Masih perlu ada pertemuan rutin, bahkan beberapa kali dalam setahun, hanya untuk mengetahui apa yang dilakukan semua orang, memastikan bahwa Anda semua selaras dengan tugas Anda, dan hanya mengobrol dan bersosialisasi satu sama lain. Untuk mendapatkan pertemuan tatap muka yang ideal, Anda dapat menyewa ruangan dengan fasilitas rapat yang lengkap atau menyewa coworking space yang bisa Anda gunakan dalam jangka waktu yang singka.

Hubungi CEO SUITE melalui Telepon: +62(21)5157777 atau email: [email protected] untuk mendapatkan kantor virtual sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Oct 30, 2022